Ingin Punya Email Bisnis Profesional? Solusinya Hosting Email!

Bagi sebagian orang, email dianggap sebagai teknologi kuno . Di saat hampir semua orang berkomunikasi melalui obrolan, apakah penggunaan email masih relevan?

Jawabannya: Masih!

Dengan aktivitas email yang semakin sibuk, tentu Anda mesti menyimpan dan mengirim lebih banyak email. Untuk itu, Anda perlu email hosting .

Selain itu, email hosting juga memiliki berbagai fitur menarik yang akan membuat aktivitas berkirim email Anda menjadi lebih aman dan lancar. Penasaran kan?

Sebelum membahas lebih jauh tentang manfaat email hosting, mari kita lihat pengaruh email terhadap bisnis Anda!

Apa Sih Pentingnya Email Bagi Bisnis?

Ada dua kegunaan bisnis email, yaitu untuk komunikasi internal dan eksternal .

Dari sisi internal, email digunakan sebagai andalan antar anggota tim . Sedangkan di sisi eksternal, email digunakan untuk berkomunikasi dengan konsumen atau mitra bisnis .

Yuk gali lebih dalam peran email di kedua sisi!

Peran Email dalam Komunikasi Internal

Tanpa komunikasi di dalam tim, tentu bisnis Anda tidak akan bisa berjalan, bukan? Dengan email, komunikasi antar anggota tim bisa berjalan dengan mulus.

For example, ketika Anda ingin menyampaikan pengumuman penting kepada seluruh anggota tim, Anda bisa mengirim pesan dengan mudah melalui email.

Nah, berikut adalah dua jenis email yang digunakan dalam komunikasi internal:

Email Percakapan - Email semacam ini biasanya digunakan saat anggota tim perlu melakukan koordinasi dengan anggota tim lainnya. Komunikasi dilakukan secara dua arah.
Konfirmasi Email - Email konfirmasi pada umumnya bersifat seperti pengumuman. Contohnya email yang berisi izin sakit atau undangan acara kantor. Komunikasi dilakukan secara satu arah.

Peran Email dalam Komunikasi Eksternal

Sesuai dengan namanya, email untuk komunikasi komunikasi kepada pihak-pihak di luar bisnis. Contohnya seperti calon konsumen atau mitra bisnis.

Berikut adalah beberapa contoh jenis email untuk komunikasi eksternal:

Email penawaran kerjasama untuk mitra bisnis.
Klarifikasi email untuk merespon komplain konsumen.
Email pengumuman berisi info produk terbaru untuk calon konsumen.

Barangkali Anda bertanya-tanya, apakah email masih efektif sebagai alat komunikasi dengan konsumen?

Tentu! Data menunjukkan bahwa 86% konsumen masih lebih memilih email sebagai media komunikasi dengan bisnis. Hal inilah yang menjadikan email menjadi sarana yang tepat untuk membangun hubungan dengan konsumen .

Perhatikan Hal Ini Sebelum Anda Mengelola Email Bisnis!

Barangkali Anda sedang bertanya-tanya, apa saja sih yang perlu dipersiapkan sebelum memiliki bisnis email profesional?

Jawabannya ada dua, yaitu: hosting dan domain. Mengapa demikian?

Hosting yang diperlukan untuk membuka ruang kotak email bisnis Anda. Sedangkan domain berfungsi sebagai alamat emailnya. Jadi, bisa dibilang rekomendasi adalah komposisi wajib untuk bisnis profesional email.

Tapi, perjalanannya tak berhenti di sini. Anda juga harus mengelola email bisnisnya dengan baik. Untuk itu, Anda perlu mewaspadai beberapa hal:

Kapasitas Kotak Email Terbatas - Jumlah email yang masuk terlalu banyak hingga melebihi kapasitas kotak email Anda.
Serangan Email Spam - Kotak email Anda dipenuhi email spam yang menarik serangan lain, seperti phishing atau malware .
Email Anda Masuk ke Kotak Spam - Email Anda tidak berhasil terkirim ke kotak masuk ( inbox ) karena terdeteksi sebagai spam.
Batasan Jumlah Pengiriman - Anda hanya bisa mengirim email dalam jumlah yang sedikit per jamnya.

Masalah-masalah tersebut tentu dapat mengganggu aktivitas email Anda. Untungnya, ada satu solusi ampuh untuk mengatasi masalah tersebut, yaitu dengan memasukkan email hosting .

Dengan hosting email, Anda dapat menikmati layanan server khusus untuk email. Berbeda dengan web hosting yang hanya fokus pada layanan website server.

Dengan begitu, hosting email adalah solusi yang tepat jika Anda ingin menunjang aktivitas bisnis email. Ingin tahu lebih lanjut tentang manfaat email hosting? Yuk cek di bagian selanjutnya!

5+ Manfaat Hosting Email untuk Bisnis Anda

Sebelum Anda memutuskan untuk memasukkan hosting email, tentunya Anda perlu tahu berbagai manfaatnya terlebih dahulu.

Nah, untuk memahami fitur-fitur hosting email secara lebih mendalam, kami telah mewawancarai Muhammad Khafid, Product Manager Niagahoster . Menurutnya, beberapa manfaat yang bisa Anda nikmati dengan email hosting:

1. Keamanan Lebih Terjamin

Seperti yang sudah disebutkan di atas, salah satu masalah yang mungkin muncul saat email bisnis serangan adalah spam email .

Spam email dapat menimbulkan banyak masalah. Mulai dari risiko penipuan hingga serangan malware. Jumlahnya pun tidak bisa menjawab remeh. Statistik di tahun 2020 menunjukkan bahwa lebih dari 50% email yang dikirim merupakan email spam.

Khafid menjelaskan bahwa hosting email Niagahoster mampu mengatasi masalah ini dengan teknologi SpamAssassin .

“SpamAssassin berfungsi untuk memastikan bahwa kotak emailnya aman dari email spam. Tidak hanya itu, hosting email Niagahoster juga menawarkan fitur greylisting yang tersedia di cPanel untuk menghalau spam email ”, ujarnya.

Nah, lalu bagaimana jika email Anda yang masuk ke kotak spam? Tentu Anda ingin mengirim email Anda sampai di kotak masuk dengan selamat, bukan?

Untuk itu, hosting email Niagahoster juga menawarkan teknologi SpamExperts .

“Fitur ini (SpamExperts) memastikan email yang keluar ( email keluar ) dapat terkirim dengan baik dan terhindar dari kotak spam.” ujar Khafid.

Dengan fitur-fitur tersebut, keamanan email masuk dan email keluar di akun bisnis Anda jadi lebih terjamin.

2. Ruang Penyimpanan Lebih Besar

Seiring dengan skala bisnis, pasti aktivitas pemasaran email menjadi semakin intens. Sehingga, Anda perlu memastikan bahwa kapasitas server yang Anda gunakan mampu mengisi banyak email.

Masalah ini lumrah terjadi di layanan web hosting. Karena, kapasitas penyimpanan email di server web hosting cukup terbatas.

Malah, jika Anda menggunakan hosting email, Anda akan mendapat kapasitas penyimpanan yang lebih tinggi .

“Layanan email hosting Niagahoster memiliki alokasi penyimpanan email yang jauh lebih besar dibandingkan layanan Unlimited Hosting.”, Ujar Khafid.

Dengan email hosting Niagahoster, Anda bisa menikmati kapasitas server mulai dari 25 GB hingga 100 GB . Jumlah ini tentu jauh lebih tinggi jika dibandingkan dengan kapasitas web hosting email yang hanya mencapai 10 GB.

3. Meningkatkan Kredibilitas Bisnis

Saat mengirim email, tidak hanya isi pesannya saja yang penting. Anda juga perlu memperhatikan alamat email Anda.

Mari kita bandingkan. Menurut Anda, email manakah alamat yang terlihat lebih profesional? Apakah ini?

Atau ini?

Ya, pasti Anda sudah tahu jawabannya. Email alamat kedua lah yang terlihat lebih kredibel . Mengapa demikian?

“Semua orang bisa punya alamat email dengan domain Gmail, tapi tidak semua punya domain pribadi. Itulah yang membuat alamatnya jadi lebih eksklusif ”, ujar Khafid.

Memang terdengar sepele. Tapi faktanya, 75% calon konsumen mengaku bahwa alamat email dengan domain pribadi lebih tidak mudah untuk tidak percaya.

Oleh karena itu, khusus bisnis Anda menggunakan domain pribadi seperti “ alamat.email@namabisnis.com ”. Dengan domain umum seperti “@ gmail.com” atau “@ yahoo.com”.

4. Jumlah Pengiriman Email Lebih Banyak

Bayangkan bisnis Anda sedang menerima banyak pesanan. Situasi ini membuat karyawan Anda perlu mengajukan banyak konfirmasi email dalam waktu yang bersamaan.

Sayangnya, karena Anda menggunakan fitur email di layanan web hosting, Anda tidak bisa mengirim lebih dari 100 email per jam. Konsumen Anda banyak yang protes karena mendapat email konfirmasi.

Untuk mengatasi masalah ini, tentu Anda perlu meningkatkan kapasitas pengiriman email Anda, bukan?

“Layanan email hosting Niagahoster memberikan batasan pengiriman hingga 400 email / jam . Fitur ini dapat meng-cover kebutuhan email klien yang di unlimited hosting yang hanya 100 email / jam. ” ujar Khafid.

Intinya, jika bisnis Anda ingin mengirim lebih banyak email, maka beralih ke email hosting adalah pilihan yang tepat. Anda juga tidak perlu khawatir tentang lalu lintas email yang penuh. Karena server email hosting terpisah dengan web hosting server.

5. Tersedia Fitur Backup

Kotak email Anda pasti berisi email-email penting. Agar terhindar dari kecelakaan data, Anda tidak perlu melakukan backup .

Nah, email hosting Niagahoster juga memiliki fitur backup dari JetBackup . Anda dapat menikmati backup otomatis secara mingguan. Tidak hanya itu, backup data juga disimpan di server yang berbeda untuk memastikan keamanannya.

Bagaimana dengan konfigurasinya? Menurut Khafid, Anda tidak perlu khawatir soal hal ini. “Beberapa manfaat dari JetBackup adalah tidak perlu melakukan konfigurasi dan mudah dalam melakukan pemulihan file backup”, ”ujarnya.

Ketika melakukan restore file backup, Anda pun dapat memilih untuk mengembalikan sebagian datanya saja (parsial) atau mengembalikan seluruh datanya (full).

6. Bantuan Tim Support 24/7

Apakah email bisnis Anda error? Atau mungkin Anda kesulitan saat mengirim atau menerima email? Di sinilah bantuan tim dukungan yang diperlukan.

Jika Anda memasukkan email hosting, Anda dapat menikmati layanan tim customer service . Seperti yang ditawarkan oleh hosting email Niagahoster.

“Dukungan tim akan melayani Anda 24 jam 7 hari . Anda juga dapat menghubungi mereka lewat berbagai saluran, seperti live chat, WhatsApp, dan email ”, ucap Khafid.

Dengan begitu, Anda tidak perlu lagi khawatir jika terjadi masalah pada email bisnis Anda.

Begini Cara Mudah Setting Email di Server Baru!

Sekarang Anda sudah paham pentingnya email hosting untuk bisnis, tapi mungkin Anda masih bertanya-tanya: Bagaimana cara agar memindahkan kotak email Anda ke email hosting? Apakah pengaturannya mudah?

Tentu saja! Anda hanya perlu mengikuti langkah-langkah berikut:

Pertama-tama, masuk ke area anggota Niagahoster . Lalu klik Layanan Anda> Hosting> Kelola Hosting .
Di tab cPanel, klik All Features .
Di kolom pencarian cPanel, ketik “zone editor”, lalu klik Zone Editor .
Klik tombol Kelola pada domain yang ingin Anda kelola emailnya.
Klik Tambah data jika tidak ada baris bertipe MX . Tapi jika ada baris bertipe MX, Anda bisa klik tombol Edit pada baris tersebut.
Pada domain kolom, isi dengan alamat domain Anda. Lalu pilih MX di kolom Type .
Pada kolom Prioritas , isi dengan angka prioritas. Angka angka akan lebih diprioritaskan, contohnya “0”.
Terakhir, pada kolom Destination, isi dengan nama host dari server email hosting Anda. Untuk menemukan hostname-nya, Anda bisa cek di member area Niagahoster, lalu klik Layanan Anda> Kelola Hosting> Detail> Kolom Server Number .
Selamat! Sekarang email Anda sudah didirikan oleh hosting email. Jika penambahan MX Record berhasil, Anda akan melihat pesan seperti ini:

3+ Tips Mengelola Email Secara Profesional

Sekarang Anda sudah memiliki apa yang tidak semua bisnis punya: Alamat email profesional .

TAPI, memiliki alamat email profesional saja tidak cukup. Anda juga harus tahu cara mengelolanya. Jika tidak, sama saja seperti Anda yang memiliki pistol keluaran terbaru tanpa tahu cara yang menarik pelatuknya.

Oleh karena itu, tips-tips berikut akan membantu Anda untuk menjadi pengelola email bisnis yang lebih profesional. Ingin tahu caranya? Yuk simak satu per satu!

1. Gunakan Tanda Tangan Pada Setiap Email

Tanda tangan email adalah identitas pengirim email yang biasanya berhubungan dengan jabatan, nomor telepon, dan perusahaan tempatnya bekerja. Bisa dibilang email signature fungsinya seperti kartu nama.

Pada umumnya, tanda tangan email ditemukan di email-email formal, dan lokasinya ditaruh di bagian bawah email. Contohnya seperti ini:

Nah, mengapa email signature itu penting?

Jadi, tanda tangan email memberi kesempatan kepada Anda untuk memperkenalkan merek Anda ke penerima email. Selain itu, brand Anda juga akan terlihat lebih profesional. Contohnya, coba bandingkan signature ini:

Dengan tanda tangan ini:

Tentu signature pertama terlihat lebih profesional, bukan? Karena detail informasi yang ditulis lebih lengkap dan pesannya disusun dengan rapi.

Selain menunjukkan profesionalitas bisnis Anda, signature juga merupakan alat yang ampuh untuk membangun kepercayaan penerima email. Karena mereka tahu siapa pengirimnya, serta informasi kontak yang bisa mereka hubungi jika ingin membalas.

Jadi, pastikan Anda dan karyawan Anda tidak peduli signature yang baik saat mengirim email!

2. Pasang Jadwal Khusus untuk Mengecek Email

Email menjadi kambing hitam atas berkurangnya produktivitas. Tapi hal ini memang wajar, mengingat jumlah email yang diterima tiap pekerja sesuai dengan jumlah yang sangat banyak.

Berdasarkan riset McKinsey, rata-rata pekerja yang menghabiskan 28% waktu kerja mereka untuk membaca dan menulis email.

Bahkan, dalam sehari saja, rata-rata pekerja bisa mengecek email 36 kali per jam ! Tentu bukan angka yang sedikit, bukan?

Namun, setelah email tidakkah pekerja tinggal kembali mengerjakan apa yang sedang kerjakan? Eits, tidak semudah itu.

Data menunjukkan bahwa rata-rata pekerja butuh waktu 23 menit untuk kembali fokus setelah konsentrasi mereka terpecah. Jadi, tak heran jika pemberitahuan email berbahaya untuk produktivitas pekerja.

Jadi, bagaimana solusinya? Tentu Anda harus punya jadwal khusus untuk mengecek email. Contohnya, Anda dapat menyisihkan waktu 5 hingga 8 menit untuk mengecek email. Di luar itu, Anda harus fokus pada pekerjaan Anda.

3. Masukkan Email Lama ke Dalam Arsip

Bayangkan jika Anda sedang mencari email penting. Namun, ada ribuan email yang tersimpan di kotak email Anda.

Rasanya tentu seperti mencari jarum di dalam jerami.

Memang, Anda bisa menggunakan fitur pencarian, tapi bagaimana jika ternyata jumlah hasil pencariannya tetap banyak? Tentu email yang Anda cari akan tetap sulit ditemukan.

Nah, untuk mencegah masalah arsip muncul, Anda memasukkan email-email lama ke dalam. Tenang, email yang masuk ke dalam arsip tidak akan hilang kok. Anda sewaktu-waktu masih bisa mengaturnya.

Contohnya, misalkan Anda mengarsipkan salah satu email Anda di Gmail.

Anda masih bisa melihat emailnya jika mengklik All Mail di menu sebelah kiri.

Email nya pun masih akan muncul jika Anda menggunakan fitur pencarian.

Intinya, tujuan Anda mengarsipkan email adalah untuk merapikan kotak masuk ( inbox ) dari email-email lama.

Nah, pastikan email yang Anda arsipkan memang email yang masih penting. Jika emailnya dirasa tidak penting, Anda bisa langsungnya saja.

4. Berikan Label Pada Email

Cara lain yang bisa Anda gunakan untuk merapikan kotak email adalah dengan memasang label pada setiap email.

Bisa dibilang, cara ini sama seperti berbagai memasukkan email-email Anda ke dalam folder. Jadi Anda bisa lebih mudah menemukan email yang Anda cari.

Contohnya, misalkan Anda ingin membuat label khusus email-email promosi di Gmail. Anda tinggal mengklik tombol Create New Label di menu sebelah kiri, lalu buat labelnya:

Setelah itu, jika Anda ingin menginstal label Promosi pada salah satu email, Anda tinggal klik kanan email tersebut, lalu tekan Label as> Promosi .

Selesai! Sekarang email tersebut akan muncul di label “Promosi” yang bisa Anda akses di menu sebelah kiri.

Sudah Siap Sukses dengan Hosting Email?

Jika Anda sudah membaca sejauh ini, berarti Anda benar-benar tertarik untuk membuat bisnis email yang profesional. Salam!

Seperti yang sudah ada di atas, berbagai manfaat yang Anda perlukan saat email bisnis adalah:

Keamanan email yang lebih terjamin
Ruang penyimpanan email yang lebih luas
Domain pribadi untuk meningkatkan kredibilitas bisnis
Kapasitas pengiriman email yang lebih banyak
Adanya fitur backup
Bantuan tim support 24/7

Seluruh manfaat di atas bisa Anda dapatkan di hosting email Niagahoster ! Mulai dari Rp.80 ribu per bulan, bisnis Anda bisa menikmati berbagai fitur email hosting yang Anda kelola!

Tertarik? Klik tombol di bawah untuk mendapatkannya sekarang juga!

Saya ingin membuat bisnis email saya menjadi lebih profesional!

Ridandi Bintang Pamungkas

Bintang adalah seorang pembelajar yang rajin dengan pengalaman bertahun-tahun dalam mata pelajaran Pemasaran dan Manajemen Bisnis. Selain menulis, Bintang suka membaca buku dan mengoleksi film.

LANJUT9+ Tips Pemasaran Merek dari Pakar Brand untuk Bisnis Anda »

SEBELUMNYA«9+ Inpirasi Desain Header Situs Web Terbaik 2020

DITERBITKAN OLEH

Ridandi Bintang Pamungkas

TAG:hosting email

2 MINGGU YANG LALU

Sambut Ulang Tahun ke-7 Niagahoster dengan Berbagai Kejutan & Promo Menarik
Rangkul Jarak Melibatkan Orang - Apa pun kondisinya, pelanggan selalu menjadi fokus kami…
[Terlengkap] Jenis Iklan dan Ukuran Banner Iklan Facebook 2020
Ingin membuat produk Anda diketahui banyak orang? Beriklan di Facebook bisa jadi pilihan terbaik… mengingat
9+ Tips Pemasaran Merek dari Pakar Brand untuk Bisnis Anda
Anda butuh tips branding untuk bisnis? Membangun identitas merek merupakan strategi bisnis yang wajib dilakukan.…

TULISAN TERBARU

Cara Install Moodle di VPS Ubuntu dalam 7 Langkah

Kami sebelumnya telah mengulas Moodle sebagai salah satu platform e-learning terbaik. Nah, kali ini, kami akan memberikan informasi bagaimana cara…

15 jam yang lalu

PEMASARAN DIGITAL

Sambut Ulang Tahun ke-7 Niagahoster dengan Berbagai Kejutan & Promo Menarik

Embrace the Distance Engage the People - Apa pun kondisinya, pelanggan selalu menjadi fokus kami dari waktu ke waktu. Membangun…

2 hari yang lalu

INSIGHT BISNIS

PMD SESAWI-AK

Dapatkan Uang, klik link ini http://projects.id/uangberkah

Sabtu, 14 November 2020

Email Bisnis Profesional Dengan Hosting Email

Ingin Punya Email Bisnis Profesional? Solusinya Hosting Email!